Termini e condizioni

Premessa

Le presenti condizioni generali di servizio (le “Condizioni Generali”), unitamente agli altri termini e condizioni previsti nelle Condizioni Economiche disciplinano l’utilizzo dei Software di Dilaxia S.p.A. (“Dilaxia”), della suite denominata Forwork, composta dai moduli Medwork, Safework e Trainwork, da parte del Cliente di Dilaxia (il “Cliente”) anche in relazione ai rapporti tra il Cliente ed eventuali Utenti finali dei software. Il Cliente è dotato di un sistema di elaborazione dati ("Sistema del Cliente") adeguato all’uso dei software Dilaxia.

Servizio di prova gratuito

Per l’utilizzo del servizio di prova (un mese gratuito) di Forwork sarà sufficiente l’accettazione delle presenti T&C del servizio e l’autorizzazione al trattamento dei dati personali conferiti ai fini della prova stessa, come richiesto in fase di adesione al servizio in prova.

Titolarità dei servizi

I servizi di Dilaxia sono basati su progetti e software ideati, sviluppati e/o realizzati da Dilaxia.

Dati società

I servizi di Dilaxia sono forniti da Dilaxia S.p.A., con sede in Castel Maggiore (BO), Via Bonazzi 2, P. I.V.A. n° 03100430408, iscritta al Registro delle Imprese presso la CCIAA di Bologna al n.423587. Per contattare Dilaxia il Cliente può scrivere all’indirizzo mail commerciale@dilaxia.com o telefonare al n 051 0391000.

Oggetto del servizio

Dilaxia fornirà al Cliente l’accesso e l’utilizzo dei software della suite denominata Forwork in modalità SaaS (Software as a Service) con le funzionalità accessibili dalla data di sottoscrizione delle presenti Condizioni e testabili tramite il servizio di prova.

Servizi esclusi

I Servizi non comprendono le prestazioni seguenti:

• personalizzazioni del software specifiche per il Cliente
• ‍fornitura di eventuali componenti sia hardware che software non descritti
• installazione di realizzazioni software sviluppate da terzi per conto del Cliente‍
• modificazione e/o riparazione di realizzazioni software acquisite dal Cliente su licenza di terzi
• modificazione e/o riparazione di realizzazioni software sviluppate da terzi per conto del Cliente‍
• sottoscrizione per conto del Cliente dei contratti relativi all'acquisto e/o alla riparazione di componenti hardware e software

Resta escluso tutto quello non espressamente dichiarato nel presente contratto.

Natura delle obbligazioni assunte da Dilaxia

La fornitura dei servizi di cui all'art. 2 deve essere intesa quale obbligazione di mezzo, con esclusione di qualsivoglia obbligazione di risultato.

Conoscenza del committente dei servizi offerti

Il cliente dichiara di conoscere le funzionalità offerte dai software oggetto del contratto.

Proprietà - Uso

Il Cliente è a conoscenza che Dilaxia, nel fornire i servizi e/o beni richiesti, utilizza il nome Dilaxia, i propri loghi, i propri domini registrati, i nomi del prodotto e del servizio associati con i beni e/o servizi e gli altri marchi e segni distintivi dei servizi e prodotti offerti; alcune informazioni audio e visive, documenti, software e altre opere d’autore e altra tecnologia, software, hardware, prodotti, processi, algoritmi, interfacce d’uso, know-how e altri segreti commerciali, tecniche, invenzioni e altro materiale tecnico o informazioni tangibili o intangibili (collettivamente “Tecnologia Dilaxia”) e che la Tecnologia DIlaxia è coperta da diritti di proprietà intellettuale posseduti o licenziati da Dilaxia (collettivamente “Diritti di DIlaxia”).

Dilaxia concede al Cliente e ai suoi Utenti il diritto non esclusivo, non trasferibile, non sub licenziabile, di accesso e uso dei servizi e/o beni offerti secondo le presenti Condizioni Generali e le specifiche Condizioni Economiche.

Il Cliente autorizza espressamente Dilaxia all’utilizzo dei propri nomi e segni distintivi sul sito Internet di Dilaxia nonché sul materiale promo-pubblicitario di Dilaxia.

Tutte le informazioni e i dati personali inseriti dal Cliente o conferiti tramite accesso autorizzato ai software del Cliente nei sistemi di Dilaxia sono e rimangono di esclusiva proprietà del Cliente stesso. Il Cliente, conseguentemente, si assume ogni responsabilità sulla genuinità e legittimità di tali dati e informazioni e sul loro contenuto e sulla loro gestione.

Condizioni economiche

Condizioni fornitura

Il tipo di servizio prescelto, le relative condizioni di fornitura, il luogo di fornitura e il costo del servizio sono definiti nelle presenti Condizioni Generali.

Condizioni economiche

Per le condizione economiche si rimanda al punto 1.1.

Corrispettivi

Quale corrispettivo dei Servizi ricevuti e del diritto d’uso del software Forwork di proprietà di Dilaxia, il Cliente corrisponderà a Dilaxia i canoni dettagliatamente descritti nelle Condizioni Economiche, secondo le modalità sopra riportate.

Modalità di pagamento

Dilaxia fatturerà i canoni in maniera annuale anticipata per l’intero importo salve specifiche deroghe descritte nell’offerta ricevuta dal cliente.

Termine di pagamento

I pagamenti dovranno essere effettuati contestualmente alla fatturazione prevista.

Continuità dei pagamenti

In deroga all'articolo 1460 del Codice civile i pagamenti dovranno comunque essere effettuati alle scadenze di cui al precedente articolo 7.2 anche in pendenza di eventuali contestazioni ed eccezioni del Cliente, che dovranno essere separatamente trattate e risolte.

Ritardo dei pagamenti

Il mancato pagamento dei corrispettivi nei termini sopra indicati darà facoltà a Dilaxia di sospendere la fornitura dei Servizi e di risolvere il contratto ai sensi dell’art. 1456 c.c. Sarà facoltà di Dilaxia decidere, a fronte del mancato pagamento o del pagamento in ritardo, se risolvere il contratto o ripristinare il servizio.

Variazione delle tariffe

Le Tariffe indicate nelle Condizioni Economiche sono stabilite con riferimento alla data di sottoscrizione del Contratto e potranno variare come indicato nell’articolo 7.6. Aumenti o modifiche diversi da quelli indicati potranno essere effettuati da Dilaxia alla scadenza annuale del Contratto, previo preavviso al Cliente da comunicare via e-mail all’indirizzo indicato dal cliente entro 60 giorni dalla scadenza annuale.

Modalità di conguaglio del canone e calcolo rata successiva

Il cliente, alla conclusione naturale del contratto, accetta:

1. L’eventuale conguaglio del canone pattuito in conseguenza delle modifiche/integrazioni sostanziali richieste e concordate.
2. La determinazione, salvo recesso, del canone per l’anno successivo

Versione medico competente

In questa versione il Cliente ha diritto ad una singola utenza del software. La licenza base prevede un costo così come previsto nelle condizioni economiche di cui al punto 1.1. Il costo della licenza potrà subire un aumento qualora il medico decidesse di aggiungere servizi aggiuntivi (es. integrazione strumenti diagnostici).

Versione società di consulenza e poliambulatori

In questa versione il Cliente pagherà un canone in base al numero di utenti attivi. Per “Utente” si intende la persona fisica che materialmente accede al software: può essere, ad esempio, un utente amministratore, un utente segreteria, un utente operatore piuttosto che un utente medico competente.

Versione aziende

In questa versione il cliente pagherà un canone in base al numero dei lavoratori dipendenti attivi gestiti. Il cliente ha diritto a configurare autonomamente un numero variabile di utenti, compresi nel canone, a seconda delle sue esigenze organizzative. Alla fine del periodo annuale se il numero dei lavoratori dipendenti attivi previsti dal canone è stato superato si procederà al conguaglio di cui al precedente punto 7.6. Il canone per l’anno successivo sarà determinato dal numero massimo di lavoratori dipendenti attivi gestiti.

Oneri fiscali

Qualsiasi tassa, imposta o contributo comunque gravante sul presente contratto, sui corrispettivi o sulle prestazioni in esso previste sarà a carico del Cliente, ad esclusione delle imposte sul reddito dovute da Dilaxia.

Responsabilità

Viene esclusa ogni responsabilità di Dilaxia non riconducibile a dolo o colpa grave. Nei limiti di quanto consentito dalla legge si pattuisce una limitazione di responsabilità a favore di Dilaxia per eventuali danni di qualsivoglia genere e tipo, diretti ed indiretti che possano conseguire alle attività oggetto del presente contratto pari al valore annuale del contratto medesimo. Del pari è da ritenersi esclusa ogni responsabilità di Dilaxia per danni o conseguenze derivanti da cause comunque imputabili ai prodotti eventualmente forniti/indicati dal Cliente, nonché per eventuali danni o conseguenze derivanti da interventi, operazioni, installazioni, etc. effettuati da soggetti terzi sul Sistema Informativo del Cliente.

Manleva e risoluzione del contratto

II Cliente si impegna a tenere sollevata ed indenne Dilaxia da ogni e qualsiasi reclamo, pretesa, richiesta, azione di terzi comunque connessa e conseguente all’utilizzo di Forwork e dei suoi prodotti anche nel caso derivanti dal mancato rispetto da parte del Cliente degli obblighi del rispetto delle Condizioni Generali, e da ogni violazione di legge, ferma restando la facoltà di Dilaxia di risolvere il contratto ai sensi e per gli effetti dell’art. 1456 c.c. e fatto salvo il diritto di Dilaxia al risarcimento degli eventuali danni subiti.

Forza maggiore

In tutti i casi di forza maggiore (quali a titolo esemplificativo e non esaustivo terremoti, calamità naturali, guerra, embargo, rivolta, interdizione e restrizione di importazioni o esportazioni, sciopero serrata, mancata capacità di reperire materie prime) le parti non saranno responsabili per inadempimento o difetti del servizio oggetto presente contratto.

Garanzie accessorie

Dilaxia garantisce che i prodotti software eventualmente utilizzati da Dilaxia stessa sono di lecita provenienza e conformi alle relative licenze e garanzie, e si obbliga a tenere sollevato il Cliente da qualsiasi costo e responsabilità per asserite violazioni da parte dei prodotti dei diritti di proprietà intellettuale/industriale di terzi. Tutte le informazioni e i dati inseriti dal Cliente o conferiti tramite accesso autorizzato ai software del Cliente nei sistemi di Dilaxia e/o inviati agli Utenti Finali tramite i servizi di Dilaxia sono e rimangono di esclusiva proprietà del Cliente stesso. Il Cliente, conseguentemente, si assume ogni responsabilità su tali dati e informazioni, sulla loro acquisizione e provenienza, sul loro contenuto e sulla loro gestione.

Durata

La durata minima del contratto è fissata in un anno (365 giorni).

- Tacito Rinnovo Il presente contratto si intenderà tacitamente rinnovato di un anno di volta in volta; le parti del contratto avranno il diritto di recedere dal presente accordo con un preavviso di almeno 60 giorni dalla data di scadenza inviando a mezzo lettera raccomandata A.R. o PEC (posta elettronica certificata) senza che da ciò sorgano a carico di alcuna delle parti diritti per indennizzi o penalità di alcuna natura.

Recesso

Il recesso può avvenire, da entrambe le parti, previa comunicazione scritta 30 giorni prima del rinnovo automatico del contratto: se il recesso avverrà da parte del cliente lo stesso procederà all’invio della comunicazione all’indirizzo[PPS-N1] PEC dilaxia@legalmail.it. Se il recesso avverrà da parte di Dilaxia la stessa procederà all’invio della comunicazione all’indirizzo e-mail utilizzato dal cliente in fase di attivazione del suo dominio.

Modificazioni

Eventuali modificazioni o integrazioni del presente contratto saranno comunicate al cliente via e-mail all’indirizzo indicato dallo stesso. In caso di mancata risposta entro 15 giorni dal ricevimento, le modificazioni e integrazioni si intenderanno accettate a tutti gli effetti tra le parti.

Divieto di cessione del contratto

Nessuna delle parti potrà cedere a terzi il presente contratto, salvo espresso consenso scritto della parte ceduta.

Informativa sul trattamento dei dati personali

La presente informativa viene resa ai soggetti interessati, persone fisiche, medici competenti o referenti di persone giuridiche che intendano sottoscrivere il contratto di fornitura SaaS del Software Forwork.

Dilaxia S.p.A., Titolare del trattamento, in esecuzione dei Termini e Condizione del Servizio Forwork, informa che:

• Il trattamento di dati personali comuni riferiti alle persone fisiche referenti del Cliente, nonché i dati anagrafici, fiscali, indirizzi e-mail, attività economiche o commerciali del Cliente, raccolti presso l’interessato all’atto dell’instaurazione del rapporto contrattuale con Dilaxia, è necessario per eseguire obblighi derivanti da un contratto o per adempiere a specifiche richieste dell’interessato (art. 6 par. 1 lett. b) GDPR).
• il trattamento è necessario anche per adempiere ad un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare (art. 6 par. 1 lett. c) GDPR).
• Il trattamento di alcuni dati (indirizzo e-mail, nome e cognome) dell’interessato potranno altresì essere utilizzati per comunicazioni in merito a proposte di servizi e/o prodotti analoghi e per attività commerciali connesse (la base giuridica che legittima l’invio di tal comunicazioni è il legittimo interesse del Titolare ex art. 130, c. 4 D.Lgs 196/2003, art. 6 par. 1 lett. f) e Considerando 47 GDPR).

Per effettuare queste tipologie di trattamento di dati personali per le finalità su esposte, non è necessario richiedere il consenso dell’interessato (art. 6 lett. b) GDPR): ciò vale anche per la eventuale comunicazione dei dati a categorie di Destinatari quali: Enti Pubblici (per la partecipazione a gare o incarichi ovvero per eseguire specifici obblighi o compiti previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria), Corrieri e Poste (per la spedizione di prodotti), Istituti di Credito (per la gestione dei pagamenti), Professionisti, Agenti e distributori, Assicurazioni (per la garanzia di particolari spedizioni), Società collegate. Tutti i soggetti appena elencati devono essere considerati autonomi titolari dei rispettivi trattamenti.

I dati trattati verranno conservati da Dilaxia per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono trattati. Nella specie, per finalità contrattuali, i dati verranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e per un periodo di anni 10 dal momento della cessazione di efficacia del contratto. Se richiesto da specifiche normative, il periodo di conservazione potrà essere superiore. Per finalità di invio di newsletter, i dati verranno conservati fino all’esercizio del diritto di opposizione dell’interessato (opt-out / unsubscribe).

Nell’ambito degli impegni derivanti dal rapporto contrattuale, Dilaxia consentirà l’accesso ai soli dati delle persone fisiche necessari per effettuare le operazioni proprie della mansione lavorativa ricoperta e secondo le modalità strettamente necessarie alla gestione e/o la manutenzione tecnica, escludendo, nel contempo, la possibilità di accedere al contenuto esplicito dei dati stessi, salvo che non risulti strettamente indispensabile per effettuare le operazioni stesse, conformemente a quanto disposto dall’art. 5 del Reg. UE 2016/679.

Il mancato conferimento di alcune informazioni, comunque facoltativo, può precludere l’instaurazione o la prosecuzione del rapporto contrattuale, nonché la mancata o parziale esecuzione del servizio/fornitura.

I dati raccolti saranno trattati e conservati, tramite modalità cartacee e/o digitali, presso la Sede legale del Titolare ovvero su server ubicati in UE e unicamente da personale autorizzato del trattamento, preventivamente istruito, per il tempo necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti e non oltre l’indicato periodo di conservazione.

Specifiche misure tecniche di sicurezza sono osservate dal Titolare per prevenire la perdita, diffusione, l’uso illecito o non corretto ovvero l’accesso non autorizzato dei dati.

Alcuni dati trattati in esecuzione di obblighi contrattuali potranno essere comunicati a Nier Ingegneria S.p.A., ai fini della gestione amministrativa e contabile, la quale agisce in qualità di Responsabile del trattamento per conto di Dilaxia.

In qualsiasi momento, l’interessato ha il diritto di esercitare, nei casi previsti, i diritti sanciti dal GDPR dagli artt. 15-22 del Reg. UE 2016/679: accesso, cancellazione, aggiornamento, rettificazione, integrazione, limitazione, opposizione, portabilità.

Si informano infine gli interessati che è possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 141 D.Lgs n. 196 del 2003 e art. 77 Reg. UE 2016/679.

Le richieste degli interessati possono essere rivolte a: Dilaxia S,p,A., via Clodoveo Bonazzi, 2 - 40013 Castel Maggiore (BO), tel. 051/0391000, fax 051/5880379, e-mail: privacy@dilaxia.com

Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) è raggiungibile al seguente indirizzo: Dilaxia S.p.A. - Responsabile della Protezione dei Dati, via Bonazzi, 2 - 40013 Castel Maggiore (BO), e- mail: dpo@dilaxia.com

Ruolo di Dilaxia sul trattamento di dati personali

Dilaxia agisce in qualità di Responsabile esterno delle Aziende Clienti / Medici Competenti fruitrici di Forwork, nel momento in cui tratta dati personali per conto di quest’ultime, ai sensi e per gli effetti dell’art. 28 Reg. UE 2016/679 (GDPR).

Le Aziende Clienti / Medici Competenti sono qualificate quali Titolari del trattamento dei dati dei propri lavoratori / assistiti per la gestione della sorveglianza sanitaria ovvero possono anch’esse essere Responsabili ex art. 28 GDPR nei confronti delle proprie Aziende Clienti Titolari autonome del trattamento.

In questo secondo caso, Dilaxia ricopre la qualifica di Sub-Responsabile del trattamento dati effettuato dal Responsabile Azienda-Cliente per conto del Titolare del trattamento.

Pertanto, Dilaxia, sebbene non abbia la Titolarità dei dati contenuti nella Suite, garantisce che lo strumento sia tecnicamente conforme al rispetto dei requisiti di trattamento stabiliti dalla normativa vigente in materia di protezione di dati personali, comunitaria e nazionale, e che sullo stesso siano implementate le migliori tecnologie di protezione, fisiche e logiche, dei dati ivi contenuti.

Forwork è conforme alla normativa vigente in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro D.lg. 81/08 e s.m.i., nonché alla normativa vigente inerente al trattamento di dati personali in ossequio al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e al D.Lgs n. 196/2003 così come novellato dal D.Lgs n. 101/2018, ed ai principi di privacy by design e by default con particolare attenzione a:

• Adeguatezza, pertinenza e minimizzazione delle informazioni richieste
• Trattamento dei dati secondo i principi di liceità, correttezza e trasparenza
• Separazione logica dei dati personali dai dati particolari
• Gestione degli utenti e controllo degli accessi (utente, password e, opzionalmente, codice numerico pseudocasuale) ed abilitazioni, opzionali, mediante sistemi a token
• Salvataggio dei dati

Sicurezza dati prevista dall’art. 53 D. D.lg. 81/08 e s.m.i.

I dati vengono trattati garantendo adeguate misure di sicurezza, tecniche ed organizzative, ex art. 32 GDPR.

In ottemperanza all’art. 9 GDPR, Forwork non consente la visualizzazione di dati particolari relativi allo stato di salute - anche agli utenti che hanno ruoli applicativi autorizzati alla visione degli stessi - se non in caso di necessità; caso identificato dalla espressa richiesta dell’utente di attivazione della visualizzazione dei dati particolari.

La normativa privacy ad oggi in vigore prevede la protezione del dato personale e particolare dalle seguenti possibili tipologie di violazione:

1. Riservatezza: in caso di diffusione dei dati personali o accesso agli stessi non autorizzati o accidentali
2. Integrità: in caso di modifica non autorizzata o accidentale dei dati personal
3. Disponibilità: in caso di perdita, accesso o distruzione accidentali o non autorizzati di dati personali
   

Foro esclusivo

Per ogni controversia concernente la validità, l'efficacia, l'interpretazione, l'esecuzione e l'applicazione e la risoluzione del presente contratto sarà esclusivamente ed inderogabilmente competente il foro di Bologna.

Ai sensi e per gli effetti di cui agli artt. 1341 e 1342 del codice civile le parti dichiarano di approvare espressamente il contenuto delle clausole seguenti: art. 3 (Natura delle obbligazioni offerte da Dilaxia): art. 4 (Conoscenza del committente dei servizi offerti); art. 5 (Proprietà-Uso); art. 7 (Corrispettivi); art. 8 (Oneri fiscali); art. 9 (Responsabilità e manleva); art. 10 (Forza maggiore); art. 11 (Garanzie accessorie); art. 12 (Durata); art. 13 (Recesso); art 14 (Modificazioni); art. 15 (Divieto di cessione del contratto); art. 16. (Privacy e tutela dei dati personali); art. 17 (Foro esclusivo).